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  Comment bien choisir son outil de Business Intelligence ?

a) Identifier les objectifs

L’entreprise doit clairement définir les problèmes rencontrés lors de la collecte et l’analyse de données. C’est par ce biais qu’elle pourra poser les bases sur ses attentes en termes de BI : faut-il analyser un gros volume de données ? Les ressources humaines en interne peuvent-ils analyser les données ? Les données sont-elles structurées ?

b) Définir le périmètre de données

Il y a trois facteurs clés concernant les données : Le volume, l’hétérogénéité et la vélocité. La nature des données est à définir clairement pour adapter son outil de business intelligence. ( Les données viennent de l’internet des objets ? Des réseaux sociaux ? D’un ERP ? …)

c) Attention aux fonctionnalités à retrouver

Un « socle de base » regroupant certaines caractéristiques doivent être retrouvées dans un Big Data : · Facilité d’usage des couches Back-end et front-end · Temps de réponse rapide · Capacités d’analyse et de prédiction · Présence d’outils de visualisation · Support des appareils mobiles · Agnosticité des formats de données supportés

d) Choisir la BI adaptée au secteur

Par exemple, dans le domaine du marketing, l’analyse de trafic web ou d’une campagne sera effectuée de manière optimale par un certain type d’outil. Mais pour le domaine de la banque / assurance, il faudra un outil différent pour analyser la fraude. A chaque secteur d’activité, un outil de business intelligence convient.

e) S’assurer de l’intégralité des données

Quand un travail de traitement des données est opéré, ces dernières doivent être maintenues, c'est-à-dire que les données doivent être conservées de manière à ne pas d’altérer.

f) Penser Web

Il faut sélectionner une solution BI en mode cloud que ce soit pour sa flexibilité comme pour la place occupée dans vos serveurs

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  Comment choisir son logiciel de paie ?

1)      Utilité et fonctionnalités d’un logiciel de paie  

-          L’utilité

Un logiciel de paie s’adresse aux entreprises qui assurent la fonction paie en interne c'est-à-dire qu’elles possèdent un service comptabilité et que par conséquent elles n’ont pas recours à l’externalisation auprès d’un professionnel (généralement expert-comptable). Le logiciel de paie fait partie intégrante de l’organisation de l’entreprise. Le processus est automatisé et l’ensemble des données sociales de l’entité sont synthétisées.  Lorsqu’il est correctement paramétré, il permet : Un gain de temps avec le paramétrage des primes, heures supplémentaires, pré-paramétrage des profils salariés. Une fiabilité plus importante des états produits avec une diminution du risque d’erreur.  

-          Fonctionnalité

Un logiciel de paie permet :
1- de créer et gérer les fiches salariés
2- d’établir et éditer les bulletins de paie des salariés (et assimilés)
3- de générer divers éditions (livre de paie, état des charges sociales, fiches individuelles des salariés, attestations Assedic, certificat de travail, etc.)
4- de procéder au règlement des salaires ainsi que des charges sociales
5- de procéder aux déclarations de charges sociales mensuelles ou trimestrielles (DUCS automatisées) et aux déclarations de fin d’année (DADS-U)
6- d’intégrer les écritures de paie dans la comptabilité.

2)  Quelques conseils

Avant de choisir un logiciel de paie, l’entreprise doit absolument définir l’étendue de ses besoins (fonctionnalités attendues du logiciel, nombre d’utilisateurs, volume de données à traiter, matériel et logiciels déjà présents dans l’entreprise, etc.) ainsi que la valeur du budget.
Le choix d’un logiciel de paie doit s’appuyer sur les critères clés suivants :

-          Mise à jour
La paie est complexe et son évolution est constante en termes technique comme légale. Il est donc important de choisir un prestataire sérieux qui effectue une veille quant à l’évolution des règles et qui met à jour son application. La mise à jour doit absolument être par téléchargement automatique.

-          Personnalisation
Chaque entreprise a ses caractéristiques propres. Il est donc important de pouvoir personnaliser certains paramètres comme le bulletin de paie par exemple.

-          Ergonomie
Il faut que l’utilisation du logiciel soit fluide et concise pour que l’entreprise puisse être autonome. Pour cela, l’interface doit être claire et personnalisable.

-          Possibilités d’intégration
Certains logiciels de paie permettent de générer automatiquement le journal des écritures de paie et de l’injecter dans la comptabilité ce qui permet d’éviter une ressaisie, de gagner du temps et de diminuer le risque d’erreur.

-          Période d’essai
Une période d’essai gratuite est importante pour pouvoir déterminer si le logiciel est apte à répondre aux besoins de l’entreprise. -          Protection de données (SaaS) Il faut porter une vigilance particulière au stockage des données sur des espaces sécurisés. La renommée de l’éditeur devient ici gage de qualité.

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sur les logiciels de type RH-Paie: http://www.reflex-paie.com/

  Comment choisir un logiciel de comptabilité ?

1)      Analyser les possibilités

Lorsqu’une entreprise choisis de réaliser sa gestion comptable, deux possibilités s’offrent à elle : la première serait de l’externaliser en faisant appel à un expert-comptable ou bien d’opter pour une solution intermédiaire appelée la comptabilité en ligne en asp. Les avantages d’un logiciel de comptabilité sont multiples : il permet de gagner du temps, de diminuer le risque d’erreur et d’avoir accès à l’information plus rapidement.

2)      Les critères de sélection d’un logiciel de comptabilité

Un tel logiciel doit être adapté aux besoins et aux attentes de l’entreprise. Plusieurs choses sont à analyser : 

- Il doit être facile d’usage et ergonomique
- L’homologation du logiciel doit être contrôlée : correspond-il à la normalisation exigée par l'administration fiscale ? Cette vérification est importante.
- Vérifier la comptabilité entre le logiciel de l’entreprise et celui de l’expert comptable. L’entreprise doit faire attention quant à la compatibilité de ce logiciel  avec les autres logiciels de l’entreprise (logiciel de gestion de paie par exemple).
- L'évolution du logiciel : il est également judicieux de vérifier si le logiciel est apte à des mises à jour permettant d’avoir un outil performant et puissant sans être obligé de réinvestir dans un  autre logiciel. La maintenance est aussi un critère à prendre en compte.  

3)      Les fonctionnalités clés

Il y a plusieurs catégories de logiciels comptables. Principalement, deux grosses caractéristiques de logiciels « experts » se démarquent :

- La liasse fiscale
- Les annexes des comptes annuels

Un logiciel de comptabilité vous permettra d'établir une gestion comptable complète. Voici certaines fonctions principales :

- La comptabilité générale : ·    
1- Saisie simplifiée : calcul de la TVA et des dates d'échéance, création de compte en saisie, libellés et contreparties automatiques, etc.
2- Des modèles d'écritures paramétrables et des dossiers prêts à l'emploi : comptes, sections, journaux, etc.
3- En option la plupart du temps : l'archivage fiscal des données.

- Suivi des tiers : Gestion des relances clients et des tiers : multi-RIB, multi-collectifs, multi-échéances, multi-modes de règlements, etc.  
- Édition : Grands Livres des comptes, journaux, échéancier, états de rapprochement, balance âgée, les règlements fournisseurs, Bilan comptable, compte de résultat, soldes intermédiaires, tableaux de bord.  
- Plans comptables : longueur des comptes fixe ou variable.  
- Gestion des immobilisations : Calculs et révisions des plans d'amortissement (valeur, durée), gestion des composants.
- Gestion des règlements : Gestion des virements salaires et fournisseurs, des prélèvements clients, analyse des soldes   
- Communication bancaire : Réception des relevés bancaires, ordres de paiements vers votre banque  
- Outils Bureautiques : Récupération de vos données sur votre ancien logiciel, possibilité d'exporter vos données aux différents formats (Excel, HTML, txt).  

4)      Attention au prix !

A ajouter au prix initial du logiciel :

- Le prix des mises à jour (pas très fréquentes mais indispensables)
- Le prix de la formation
- Le salaire des salariés qui gérera la comptabilité. Attention : la formation est une formation au logiciel, pas à la gestion comptable. Les prix d'un logiciel de compta varient significativement : de moins de 1 000 € HT à plus de 10 000 € HT (voire bien plus).

Il est donc indispensable de bien comprendre et dimensionner les besoins de l’entreprise besoins avant d'acheter votre logiciel.

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sur les logiciels de type Compta: http://www.reflex-compta.com/

  Comment réussir l’intégration d’un outil de paie

Il est important que le logiciel de paie puisse facilement s’interfacer avec le logiciel de comptabilité.

Veiller aux spécificités de l’activité

Il faut s’assurer que l’outil prend en considération les spécificités de la paie de votre type d’activité

S’assurer des mises à jour régulières

Les mises à jour des données sujettes à des modifications réglementaires et juridiques doivent être assurées

Vérifier les fonctionnalités du transfert des données

Les déclarations aux différents organismes sociaux doivent être pris en compte par le logiciel

Privilégier des solutions intégrant la fonction de gestion des RH

Le but étant l’amélioration de l’organisation du travail dans l’entreprise

Idéalement, un logiciel de gestion de la paie devrait être :
• Simple et convivial dans sa mise en place
• Sécurisé lors du traitement des déclarations sociales par exemple
• Ouvert à toute modification en matière légale ou sociale
• Exploitable aisément pour récupérer les données de la paie et les transmettre aux différents services.

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sur les logiciels de type RH-Paie: http://www.reflex-paie.com/

  Est-ce un avantage de dématérialiser ses documents comptables ?

La dématérialisation des documents comptables constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d’informations financières à des partenaires toujours plus nombreux.

Dans ce contexte, l’échange de documents électroniques présente bon nombre d’avantages.

Le traitement de l’information est accéléré, sa transmission et son archivage sont plus facilement automatisés et sécurisés.

Pour autant, la dématérialisation n’est pas sans risque.

Il est nécessaire de s’assurer que la valeur probante des documents susceptibles d’être dématérialisés, ne sera pas altérée et que les documents électroniques constitueront une preuve admissible tant pour l’administration fiscale que pour les tiers, au même titre que les documents sous forme papier.

La mise en place d’un projet de dématérialisation doit, par conséquent, s’effectuer en conformité avec les textes juridiques et fiscaux en vigueur.

Un tel projet requiert la prise en compte :

• des problématiques internes et spécifiques à chaque entreprise

• du choix de la solution de dématérialisation

• et enfin, du choix d’une solution d’archivage

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sur les logiciels de type Compta: http://www.reflex-compta.com/

  Existe-t-il plusieurs catégories de CRM ?

Il existe 3 grandes catégories de CRM : L’analytique, le collaboratif et l’opérationnel.

Ce dernier est plus approprié pour les PME car celles-ci réalisent un marketing plus traditionnel.

Par ailleurs, les entreprises dotées d’une solution CRM possèdent en moyenne plus de trois modules.

La gestion des contacts (75 %) et celle du service clients (64 %) sont plébiscitées, loin devant le CRM analytique (44 %), la gestion de la force de vente (28 %) ou la gestion des campagnes marketing (28 %).

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  Faut-t-il externaliser sa gestion RH ?

De plus en plus nombreuses sont les entreprises qui ont recours à l’externalisation de tout ou partie de leurs processus RH.

Selon une étude Markess International 2008, 45% des entreprises interrogées auraient franchi le pas de l’externalisation.

Aussi, la paie reste de loin le domaine le plus externalisé dans les entreprises.

Les entreprises de moins de 50 salariés emploient rarement des spécialistes de la paie et ont tendance à faire appel à l’externalisation auprès des cabinets comptables. Il faut toutefois constater que de grandes entreprises choisissent l’externalisation pour des raisons bien spécifiques (forte progression d’effectifs lors de rapprochements d’entreprises, croissance externe, développement des activités, etc.).

Les prestations d’externalisation sont adaptées à tout type de structure.

Opter pour l’externalisation de la paie de votre entreprise permet d’éviter les risques d’erreurs et d’oublis. Selon la taille de l’entreprise, le nombre de bulletins de paie à traiter et les compétences techniques des personnels chargés de la saisie, cette externalisation pourra être totale ou partielle.

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  Pourquoi un projet CRM qui n'a pas tenu compte des facteurs humains est-il voué à l'échec ?

Cette problématique touche surtout la partie front-office à laquelle sont confrontés les utilisateurs. Cela ne veut pas dire qu'en terme de CRM analytique, le facteur humain ne joue pas, en particulier dans le choix des personnes chargées de définir les indicateurs.

En effet, les utilisateurs peuvent ne pas remplir le système avec les informations requises.  C'est par exemple le cas du vendeur récalcitrant, coupable de rétention. C’est également le cas de l’agent de centre d’appel qui n’est pas motivé par son travail. 

Un bon système de CRM analytique doit pouvoir mettre en évidence ce blocage. Autrement, la qualité de l’information peut faire défaut au commercial sur le terrain.

Parallèlement, la mise en place d’un système de gestion de la relation client peut poser problème lorsque les différentes équipes opérationnelles de l’entreprise (services, départements, agences…) ont leurs habitudes et leurs façon de voir le client. La vision «unifiée» ne marche donc plus.

Le choix d’un bon outil ne suffit pas toujours. Des formations en cas de manque ergonomique, et des séminaires de sensibilisation peuvent être mis en place comme leviers organisationnels dont dispose l'entreprise.

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  Quel est l'enjeu d'un outil de Business Intelligence ?

Nombreuses sont encore aujourd’hui les entreprises qui utilisent des tableurs pour avoir une visibilité sur leur activité.

Toutefois, de plus en plus de PME ont recours à des technologies plus élaborées, notamment, les outils d’analyses décisionnelles également appelés Business Intelligence (BI) ou Informatique décisionnelle.

Dans un contexte plus concurrentiel que jamais, en effet, il est vital de trouver le plus rapidement possible une stratégie optimale et de pouvoir la piloter au plus près pour rectifier les erreurs et optimiser son approche.

Les entreprises en sont de plus en plus consciente et on constate une hausse régulière des investissements en Business Intelligence. La BI est un système d’exploitation et d’analyse de données qui aide les hauts dirigeants d’une entreprise à prendre des décisions rapidement.

Ces derniers se basent sur des données fiables et actualisées afin de mieux planifier et piloter leur activité.

En effet, ces données leur permettent d’avoir une vision globale de leur entreprise, de jauger leur activité pour en déduire les tendances prospectives, prendre à temps les mesures qui s’imposent et tirer profit des opportunités d’affaires, tout en limitant les risques.

L’enjeu : dynamiser la réactivité de l’entreprise face à des marchés de plus en plus instables, et être plus performant face à la concurrence. Se contenter d’un tableur comme outil d’analyse limite grandement les possibilités d’analyses de plus en plus complexes.

Un outil de Business Intelligence est donc indispensable. En se basant sur des indicateurs concrets, les entreprises prennent des mesures conséquentes qui leur permettront notamment d’optimiser les performances de l’entreprise, découvrir de nouvelles opportunités d’affaires et ainsi dépasser la concurrence.

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  Quelles sont les avantages d'une solution BI dans son entreprise ?

Alors que les systèmes opérationnels s’intéressent à ce qui se passe dans l’immédiat dans une entreprise (enregistrement d’une commande, facture, etc.), les outils d’aide à la décision s’intéressent davantage aux tendances, aux écarts types des principaux indicateurs de bonne santé de l’entreprise, et ce, à travers un temps bien défini. Le monde décisionnel regarde de haut les données de l’entreprise pour mieux apprécier l’ensemble de l’activité.

Voici les aspects que permet d’envisager un outil d’analyse décisionnelle.

a. Contrôle des coûts

Grâce à des analyses décisionnelles, l’entreprise a une meilleure visibilité sur ses processus de fonctionnement. Les dépenses pourront ainsi être contrôlées en identifiant les anomalies et en apportant des mesures correctives afin d’augmenter l’efficacité de l’entreprise.

b. Pilotage de l’entreprise

C’est l’objet principal d’une solution de BI.

En effet, les outils de reporting permettent de rendre compte à la haute hiérarchie de l’entreprise du travail effectué.

Ils lui permettent notamment de savoir où elle se trouve, où elle veut aller, les données étant actualisées afin de l’aider à se décider.

Trouver une stratégie et la mettre en œuvre est donc sa priorité.

Grâce à ces outils, les gestionnaires peuvent :

• Sélectionner des données relatives à une période, une production, un secteur de clientèle, etc.

• Trier, regrouper ou répartir les données selon les critères de leur choix,

• Réaliser divers calculs (totaux, moyennes, écarts, comparatif d’une période à l’autre, ...),

• Présenter les résultats de manière détaillée, le plus souvent graphique selon leurs besoins.

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